Gelungene Kommunikation: Peer-Learning-Angebote für Patenschafts- und Mentoringprojekte
Dokumentation der Kollegialen Beratungen
I. Mit Kommunikation eine Community aufbauen & zusammenhalten – Hinter den Kulissen von ROCK YOUR LIFE!
Die erste der drei Kollegialen Beratungen fand am 11. April 2024 statt und widmete sich der Rolle der Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit im Community Management. Als Referent war Glenn Hunter von ROCK YOUR LIFE! eingeladen, der seine Erfahrungen aus der Koordination von 32 Mentoring-Standorten teilte.
Community Management als Beziehungsarbeit und Kommunikation
Glenn Hunter definierte Community Management als Beziehungsarbeit und betonte, dass Kommunikation zentral sei, insbesondere weil es keine disziplinarischen Maßnahmen gibt, da die Arbeit ehrenamtlich erfolgt. Er erläuterte, dass eine effektive Community als organisiertes und soziales Netzwerk fungiert.
Das Commitment-Modell von ROCK YOUR LIFE!
Dieses Modell basiert auf drei Säulen: Vision, Potenzial und Verbundenheit. Jede dieser Säulen spielt eine entscheidende Rolle für das Engagement der Ehrenamtlichen:
- Vision: Die Vision muss klar kommuniziert werden, um Motivation und Zielorientierung zu fördern. Dies umfasst die regelmäßige Erinnerung an die Vision und ihre prominente Platzierung an den Standorten. Ein Visionstraining hilft, diese Werte zu verankern.
- Potenzial: Kommunikation über Fähigkeiten und Aufgaben ist wichtig, um das Potenzial der Ehrenamtlichen zu fördern. Direkte Ansprache und Feedback sind unerlässlich, um das Selbstvertrauen zu stärken und Engagement zu fördern.
- Verbundenheit: Wertschätzung und Sichtbarkeit des ehrenamtlichen Engagements sind zentral. Regelmäßige Austauschrunden und eine wertschätzende Kommunikation tragen dazu bei, dass sich die Ehrenamtlichen in der Gemeinschaft wohlfühlen.
Diskussion und Fragen aus dem Publikum
- Veranstaltungen und Schulungen: ROCK YOUR LIFE! bietet Mentorenschulungen, Team-Coaching-Module und Vor-Ort-Workshops zu den drei Säulen an. Diese sind auch Bestandteil des Onboardings neuer Aktiver.
- Best Practices: Die Kommunikation erfolgt hauptsächlich über Slack und Instagram. Konflikte wurden durch die Erkenntnis gelöst, dass Fehler eingestanden und daraus gelernt werden muss.
- Community-Management-Ressourcen: Vor der Pandemie gab es vier Community Manager:innen, aktuell sind es zwei. Es wird hauptsächlich online kommuniziert, was gut funktioniert, aber nicht eins zu eins auf andere Organisationen übertragbar ist.
- Koordination der Arbeitszeiten: Ehrenamtliche können über eine Buchungswebsite Termine koordinieren, hauptsächlich in den Abendstunden.
- Umgang mit Spannungen: Spannungen sind normal und bieten die Chance auf neue Impulse. Eine offene Diskussion und ein proaktives Zugehen sind entscheidend für Konfliktlösungen.
- Tipps für Anfänger:innen im Community-Aufbau: Glenn empfahl, regional zu starten und in kleinen Clustern zu wachsen. Wichtig ist, Ehrenamtliche von Anfang an mitzunehmen und nicht durch Rückschläge entmutigt zu werden.
Die Veranstaltung verdeutlichte die Bedeutung von Kommunikation und Beziehungsarbeit im Community Management und bot wertvolle Einblicke und praktische Tipps für die erfolgreiche Gestaltung von Mentoring-Programmen.
II. Über die eigene Wirkung erfolgreich kommunizieren – Hinter den Kulissen von Balu & Du
Am 16. April 2024 fand die zweite Veranstaltung der Kollegialen Beratung statt. Zu Gast war Heike van Meegdenburg von Balu & Du, die ihre langjährigen Erfahrungen im Bereich Mentoring und Wirkungskommunikation teilte.
Zu Beginn stellten sich die Teilnehmenden vor und beschrieben ihre jeweiligen Projekte und Erfahrungen. Heike berichtete über ihre zehnjährige Tätigkeit bei Balu & Du, einem Mentoring-Programm, bei dem Grundschulkinder einmal wöchentlich von jungen Erwachsenen begleitet werden. Anfangs als externe Beraterin tätig, ist sie nun fest angestellt und hat maßgeblich zur Einführung einer Marketing- und Kommunikationsabteilung beigetragen.
Heike gab wertvolle Einblicke in die Kommunikation und Wirkung bei Balu & Du. Zu Beginn ihrer Tätigkeit stellte sich heraus, dass eine erkennbare Marke geschaffen werden musste. Dabei rückte die Frage der Wirkung des Programms in den Mittelpunkt der Kommunikation. Wöchentliche Begleitungen und deren Nutzen sollten klar vermittelt werden, sowohl für Eltern als auch für Ehrenamtliche. Wissenschaftliche Evaluationen liefern hierbei viele Daten und Fakten, doch entscheidend sind die emotionalen Geschichten und die sozialen Aspekte des Programms, die in der Kommunikation betont werden müssen.
Ein zentrales Instrument der Wirkungsdokumentation bei Balu & Du ist das Online-Tagebuch, in dem die Aktivitäten und Erfahrungen der Mentor
(Balus) und Mentees (Moglis) erfasst und kategorisiert werden. Diese anonymisierten Daten und Zitate dienen als wichtige Grundlage für die Kommunikation. Der Einsatz des Social Reporting Standards (SRS) hilft zudem, die Wirkung und Arbeitsweise des Programms strukturiert darzustellen.
Heike betonte die Bedeutung authentischer und transparenter Kommunikation. Besonders in der Ansprache von Ehrenamtlichen und Förderern sei es wichtig, emotionale Geschichten und Zitate einzubinden. Tipps wie das Sammeln von Feedback nach Veranstaltungen auf Pinnwänden oder das Führen von Tagebüchern wurden als einfache, aber effektive Methoden zur Wirkungsdokumentation hervorgehoben.
In der anschließenden Diskussion wurden verschiedene Herausforderungen thematisiert. Eine Teilnehmende berichtete von begrenzten Kapazitäten und der Notwendigkeit, viele Aktivitäten mit minimalem Personalaufwand zu bewältigen. Heike gab praktische Ratschläge zur Verbesserung der Wirkungskommunikation und betonte die Wichtigkeit von Transparenz und Authentizität, um Vertrauen bei Förderer:innen zu gewinnen. Zudem wurde diskutiert, wie Unternehmen durch ihre Corporate Social Responsibility (CSR)-Abteilungen als Förderer:innen angesprochen werden können.
Ein weiterer Schwerpunkt der Diskussion lag auf der internen und externen Kommunikation. Herausforderungen und Misserfolge sollten reflektiert und transparent kommuniziert werden, insbesondere im Zusammenhang mit dem Kinderschutz und Präventionskonzepten. Hierbei sei es wichtig, auch interne Prozesse und die Kommunikation innerhalb des Teams zu berücksichtigen.
Die Veranstaltung bot einen tiefen Einblick in die Praxis der Wirkungskommunikation und deren Bedeutung für die Ansprache von Zielgruppen und Förderern. Heike von Balu & Du zeigte auf, wie emotionale Geschichten und transparente Kommunikation zur Förderung des Programms beitragen können. Die Diskussion verdeutlichte die Herausforderungen, mit denen kleine Organisationen konfrontiert sind, und gab praktische Tipps zur Optimierung der Wirkungskommunikation.
III. Diskriminierungssensible Kommunikation für alle – Hinter den Kulissen der Initiative ‚Haltung zeigen – Vielfalt stärken‘
Am 16. Mai 2024 fand die dritte Kollegialen Beratung statt. Referentinnen waren Sanga Lenz und Saskia Schindler von der Initiative ‚Haltung zeigen – Vielfalt stärken‘, die ihre Expertise und Einblicke in diskriminierungssensible Kommunikation teilten.
Zu Beginn der Veranstaltung stellten Sanga und Saskia die Initiative vor und betonten die Bedeutung von Rassismuskritik als Kompetenz und Qualifikation. Sie diskutierten die Problematik ambivalenter Begriffe und deren potenziell stigmatisierende Wirkung in der Öffentlichkeitsarbeit. So wird beispielsweise der Begriff “Migrationshintergrund”, der von offiziellen Stellen verwendet wird in den Medien als stigmatisierend für migrantisierte Gruppen kritisiert, da es sich nicht um eine Selbstbezeichnung handelt, sondern eine Fremdzuschreibung.
Ein weiterer ambivalenter Begriff, der zur Diskussion stand, war “Gruppenbezogene Menschenfeindlichkeit”. Die Referentinnen plädierten dafür, stattdessen konkreter von Rassismus oder von Menschen zu sprechen, die von Rassismus betroffen sind. Ebenso wurde das Adjektiv “bunt” kritisch hinterfragt. Stattdessen könnten Wörter wie “divers” oder “heterogen” verwendet werden, um die Realität einer bereits vielfältigen Gesellschaft angemessen zu beschreiben, ohne dies mit einem unnötigen Begriff hervorzuheben.
Im Anschluss an die theoretische Einführung folgte eine praktische Übung zur diskriminierungssensiblen Formulierung. Die Teilnehmenden sollten überlegen, welche Formulierungen sie durch sensiblere ersetzen könnten. Dabei wurde betont, die Intention hinter Aussagen zu prüfen und Floskeln wie “bunt” oder “weltoffen” zu vermeiden. Es wurde dazu angeregt, vor der Veröffentlichung von Formulierungen zu reflektieren, was das Projekt tatsächlich leisten kann und was nicht.
Ein zentraler Punkt der Diskussion war die Verankerung von diskriminierungssensibler Kommunikation in der Organisationsstruktur. Diese sollte nicht nur an bestimmten Personen hängen, sondern als Wissensbestand in der gesamten Organisation verankert sein. Der erste Schritt zur Sensibilisierung beginne dabei nicht erst in der beruflichen Arbeit, sondern bereits im privaten Bereich durch die Auseinandersetzung mit relevanter Literatur und die Übernahme von Verantwortung für die Gesellschaft.
In der anschließenden Fragerunde wurden Empfehlungen und Anregungen für die Praxis gegeben. Eine häufig gestellte Frage betraf den Umgang mit einfacher Sprache, besonders in der Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen. Die Initiative hat dazu Schulungen durchgeführt und ein Handbuch erstellt, das zum Download zur Verfügung gestellt wird. Zum Abschluss der Kollegialen Beratung wurde auf die Materialsammlung der Initiative zur weiteren Lektüre hingewiesen.
Die Veranstaltungsreihe wurde angeboten von openTransfer Patenschaften, einem Programm der Stiftung Bürgermut, gefördert durch das Bundesprogramm “Menschen stärken Menschen” des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend.